| Требование | Описание |
| Физическая сохранность | Защита от влаги, огня, солнечного света |
| Систематизация | Логичная структура и классификация |
| Сроки хранения | Соблюдение законодательных норм |
- Разделение по типам (финансовые, кадровые, договоры)
- Хронологический порядок внутри категорий
- Использование папок с индексами и пометками
- Выделение отдельных зон для разных отделов
| Параметр | Рекомендации |
| Температура | 17-19°C (±2°C) |
| Влажность | 50-55% |
| Освещение | Искусственное, без УФ-излучения |
- Используйте структурированную файловую систему
- Регулярно создавайте резервные копии
- Применяйте системы электронного документооборота
- Обеспечьте защиту паролями и шифрованием
- Организуйте систему контроля версий
| Тип документа | Срок хранения |
| Бухгалтерские отчеты | 5 лет |
| Кадровые документы | 75 лет (личные дела) |
| Договоры | 5 лет после окончания действия |
- Хранение в сейфах или закрытых шкафах
- Ограничение доступа по должностям
- Журнал учета выдачи/возврата
- Использование грифа "Коммерческая тайна"
- Проведение экспертизы ценности
- Составление акта на уничтожение
- Использование шредера для бумажных носителей
- Физическое уничтожение электронных носителей
Организация хранения документов требует комплексного подхода, учитывающего как физические условия сохранности носителей, так и систематизацию информации. Соблюдение установленных сроков хранения и мер защиты конфиденциальных данных помогает предприятиям избежать юридических рисков и обеспечивает эффективное документооборот.
